Tämä on LEX Gummerus Asianajotoimisto Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Selosteen tarkoituksena on kertoa, miten ja miksi LEX Gummerus Asianajotoimisto Oy käyttää ja luovuttaa henkilötietoja hoidettavaa toimeksiantoa ja muita siihen liittyviä palveluja tai toimintoja varten. Tämä tietosuojaseloste koskee LEX Gummerus Asianajotoimisto Oy:n asiakkaita sekä tässä toiminnassa muodostuvia asiakassuhteita.

1. Rekisterinpitäjä

LEX Gummerus Asianajotoimisto Oy (3360261-4)

Linnankatu 1 C 12, 20100 Turku

Puh. +358 40 5122 499

info@lexgummerus.fi

lexgummerus.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Asianajaja, varatuomari Emilia Gummerus

emilia.gummerus@lexgummerus.fi

3. Rekisterin nimi

LEX Gummerus Asianajotoimisto Oy:n asiakasrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on toimeksiantosopimus, lakisääteiset velvoitteet sekä asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely perustuu myös Suomen Asianajajien asianajotoimintaa koskeviin ohjeisiin ja määräyksiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asianajotoimintaan liittyvien toimeksiantojen hoitaminen
• asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoitaminen ja kehittäminen
• asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
• pakottavan lainsäädännön ja viranomaisvelvoitteiden noudattaminen
• asiakkaiden tunnistaminen ja esteellisyystarkistusten tekeminen
• verkkosivukävijöiden tietojen käsittely verkkosivujen toiminnallisuuden varmistamiseksi ja palvelun kehittämiseksi
• henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi.

Rekisterinpitäjä ei käytä henkilötietojen käsittelyssä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytys

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Yritys ja asema
• Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö
• Rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot
• Toimeksiannon yhteydessä tapauskohtaisesti käsiteltävät, muut toimeksiannon hoitamiseksi tarvittavat henkilötiedot (kuten sähköpostit, tiedostot, muu yhteydenpito)
• Asiakassuhteeseen perustuvat tiedot, kuten kontaktihistoria, palaute ja seurantatiedot
• Asiakkaan vasta- ja myötäpuolia tai muita osapuolia koskevat henkilötiedot
• Henkilön tunnistamiseksi laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) tarvittavia tietoja (kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kansalaisuus, passikopio, tiedot henkilön taloudellisen tilanteen ja poliittisen vaikutusvallan määrittämiseksi)
• Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot, myös vakuutustiedot

Tietoja säilytetään asianajotoimintaa koskevien säädösten ja ohjeiden mukaisesti, lähtökohtaisesti 10 vuotta toimeksiantosuhteen päättymisestä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:

• Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen ja asianajotoimeksiantojen hoitamiseksi
• Muiden asiakassuhteeseen liittyvien osapuolten toimittamina
• Vakuutusyhtiöistä, tuomioistuimista ja viranomaisista
• Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet ja kaupparekisteri)
• Rekisteröidyn työnantajan tai muun rekisterinpitäjään asiakas-, liike-, yhteistyö- tai sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta
• Liiketoiminnan yhteydessä Suomen Asiakastieto Oy:n rekistereistä tarkistetaan yrityksiä koskevia tietoja, jotka saattavat sisältää tietoja myös yritysten edustajista
• Rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden tilaisuuksiin osallistumisen tai markkinoinnin yhteydessä

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa vain asianajajia koskevia salassapito- ja vaitiolosäännöksiä noudattaen ja vain siinä määrin kuin se on tarpeellista asiakkaan toimeksiannon hoitamista varten tai mikäli laki sitä edellyttää.

Rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.  Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta henkilötietojen käsittelijöiltä tietosuojasääntelyn noudattamista.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Euroopan komission vastaavuuspäätöksen, komission hyväksymien vakiolausekkeiden tai tietosuojasääntelyn mahdollistamien asianmukaisten suojatoimien soveltamisen perusteella.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön edellyttämissä tai oikeuttamissa tilanteissa esimerkiksi viranomaisille. Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen tutkintaan saattamista varten, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lisäksi rekisteröidyn suostumuksella.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterin sisältämät tiedot säilytetään Suomen Asianajajien ohjeiden edellyttämällä tavalla.

9. Automaattinen tiedonkeräys ja tunnistetietojen käsittely

LEX Gummerus Asianajotoimisto Oy:n verkkosivusto on kaikille avoin, eikä sivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Verkkosivuston käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Palvelun käytöstä voidaan kerätä kootusti tilastollista tietoa palvelun kokonaiskävijämäärästä, suosituimmista sivuista, palveluun sisääntulosivuista, palvelusta poistumissivuista tai muita vastaavia tietoja. Tilastollisen tiedon keräämiseen verkkosivuilla voi olla käytössä esim. Google Analytics. Googlen tietosuojakäytäntö on luettavissa osoitteessa http://www.google.fi/policies/privacy/.

Rekisterinpitäjän verkkosivujen kohdassa ”Evästeasetukset” voit lukea käytetyistä evästeistä sekä antaa ja peruuttaa suostumuksesi evästeiden käytölle.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä tietojen antamisesta, mikäli pyyntö on selkeästi perusteeton tai kohtuuton tai kohdistuu salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden piirissä olevaan tietoon.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietoja koskevan pyynnön voi esittää maksutta kerran vuodessa.

11. Tietojen poistaminen ja oikeus tulla unohdetuksi

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi pois lukien Suomen Asianajajien edellyttämien esteellisyysseikkojen tarkistamiseksi välttämättömät tiedot.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

13. Asiakkaan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi.

Lisäksi LEX Gummerus Asianajotoimisto Oy:n toimintaa valvoo yleisesti Suomen Asianajajat, Mikonkatu 25, 00100 Helsinki, puh. (09) 6866 120, info@asianajajat.fi.

14. Muutokset

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa ja päivittää tietosuojaselostetta. Uusin ja ajantasaisin tietosuojaseloste on saatavilla yhteyshenkilöltä. Uusin tietosuojaseloste päivitetään myös verkkosivuille.

Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 31.12.2024.